Checklist per organizzare una festa di compleanno: la timeline completa da 2 mesi prima al giorno dopo
Per organizzare una festa di compleanno senza stress inizia 2 mesi prima: fissa budget, data e numero di invitati, prenota il locale entro 6-8 settimane, manda gli inviti 4 settimane prima, chiudi le conferme a 7-10 giorni e il giorno prima comunica al locale il numero definitivo. Qui sotto trovi la checklist completa, fase per fase, con la tabella riassuntiva e i consigli che in quasi vent'anni di feste a Roma, dal 2007, abbiamo visto fare la differenza.
In questa guida:
- La timeline in una tabella
- 2 mesi prima: budget, data, formato
- 6 settimane prima: il locale
- 4 settimane prima: inviti, musica, torta, foto
- 2 settimane e 1 settimana prima: conferme
- Il giorno prima, il giorno della festa e il giorno dopo
- Budget: quanto mettere da parte
- Domande frequenti
Timeline della festa di compleanno: la tabella riassuntiva
| Quando | Cosa fare | Da non dimenticare |
|---|---|---|
| 8 settimane prima | Budget, data (più una di riserva), stima invitati, tipo di festa | Controlla che la data non coincida con ponti, esami o partite importanti |
| 6-7 settimane prima | Richiesta preventivi e prenotazione del locale | Leggi minimo invitati, orari, cosa è incluso e politica di disdetta |
| 5 settimane prima | Tema, DJ o playlist, fotografo, torta | Chiedi al locale cosa è già compreso (DJ, SIAE, torta, foto) |
| 4 settimane prima | Invio degli inviti con data limite per rispondere | Indica indirizzo, orario, parcheggio, ZTL, dress code |
| 2 settimane prima | Primo conteggio conferme, menu e allergie | Sollecita chi non ha risposto |
| 7-10 giorni prima | Numero quasi definitivo al locale, scaletta della serata | Brindisi, discorso, momento torta, foto di gruppo |
| Giorno prima | Numero definitivo, conferma fornitori, borsa della festa | Contanti per eventuali extra, caricabatterie, candeline |
| Giorno della festa | Arrivo in anticipo, accoglienza, regia della serata | Delega una persona di fiducia per gli imprevisti |
| Giorno dopo | Saldo, raccolta foto, ringraziamenti, recensione | Recupera regali e oggetti dimenticati |
2 mesi prima: budget, data e tipo di festa
Le decisioni di questa fase determinano tutto il resto. Prenditi una serata e fissa questi punti:
- Il budget totale e quanto puoi spendere a persona. È il dato che filtra subito i locali possibili.
- La data, con un'alternativa. Il venerdì e il sabato sono i giorni più richiesti; dalla domenica al giovedì è più facile trovare una sala in esclusiva e spesso costa meno.
- Il numero indicativo di invitati. Fai una prima lista larga e calcola che di solito non tutti confermano. Ricorda che molte formule in esclusiva richiedono un minimo di 30 o 50 persone.
- Il formato: aperitivo con tavolo riservato, cena, serata in discoteca con privè o festa privata in una sala tutta vostra.
- La zona, pensando a dove abitano gli invitati e a come torneranno a casa.
Se non sai da dove partire, la nostra guida dove festeggiare il compleanno a Roma ti aiuta a scegliere formato e zona.
6 settimane prima: scegliere e prenotare il locale
È il passaggio più importante, e quello che conviene fare per primo: i locali migliori per il sabato sera si esauriscono settimane prima, soprattutto a dicembre e nei periodi di lauree.
- Chiedi più preventivi e confrontali sulle stesse voci: prezzo a persona, cosa è incluso, minimo di invitati, orario di inizio e fine.
- Verifica se la formula è valida solo in certi giorni: molte sono legate alle serate di apertura al pubblico, altre (come la sala in esclusiva) solo ai giorni di chiusura.
- Chiedi come funziona l'acconto e cosa succede se il numero di invitati cambia.
- Se ci sono minorenni, come per una festa di 18 anni, chiedi se è previsto l'open bar analcolico e come vengono gestiti gli alcolici.
Con Compleanno Roma puoi fare questo passaggio in un minuto: indichi data, invitati e budget e ricevi fino a 5 preventivi da locali selezionati. Trovi le sale in esclusiva nella pagina sale private per feste a Roma.
5-4 settimane prima: inviti, musica, torta e foto
Inviti
- Manda gli inviti 4 settimane prima (6 se la festa cade a dicembre o in un ponte).
- Scrivi indirizzo esatto, orario di arrivo, eventuale dress code e una data limite per confermare.
- Aggiungi le informazioni pratiche: parcheggio, fermata della metro più vicina, ZTL se la festa è in centro.
- Un gruppo chat o un modulo online semplifica il conteggio delle conferme.
Musica e SIAE
Decidi se vuoi un DJ, una playlist o musica di sottofondo. Molte formule dei locali includono già DJ e SIAE; altre prevedono solo musica in filodiffusione e il DJ personale ha un costo a parte. Per i diritti SIAE la regola pratica è chiedere sempre al locale chi se ne occupa: nelle feste in un locale di solito è gestita dalla struttura, mentre se organizzi in uno spazio senza licenza o porti un tuo DJ devi verificare tu gli adempimenti direttamente con la SIAE.
Torta
Chiedi al locale se può fornirla o se puoi portarla da fuori, e se in quel caso è previsto un costo di servizio. Ordina la torta in pasticceria almeno 2 settimane prima e comunica le eventuali allergie.
Foto e video
Alcuni locali includono un servizio fotografico nella formula in esclusiva; in alternativa puoi affidarti a un fotografo o chiedere a un amico di fare da "fotografo ufficiale". Prepara una lista dei momenti da non perdere: arrivo, brindisi, torta, foto di gruppo.
2 settimane e 1 settimana prima: conferme e dettagli
- Conta le conferme e scrivi a chi non ha risposto.
- Definisci con il locale il menu, le eventuali opzioni vegetariane e le intolleranze.
- A 7-10 giorni dalla festa comunica il numero quasi definitivo.
- Prepara la scaletta: orario di arrivo, aperitivo o cena, discorso, torta, apertura delle danze.
- Se c'è un tema, controlla allestimenti, palloncini e decorazioni: chiedi al locale se si possono portare e a che ora si può allestire.
- Organizza il ritorno degli invitati: auto condivise, guidatore designato, taxi o NCC.
Il giorno prima, il giorno della festa e il giorno dopo
Il giorno prima
- Conferma al locale il numero definitivo di invitati.
- Richiama DJ, fotografo e pasticceria.
- Prepara la borsa della festa: candeline, accendino, coltello per la torta se serve, caricabatterie, cerotti, contanti per eventuali extra.
Il giorno della festa
- Arriva 30-45 minuti prima per controllare l'allestimento.
- Nomina un "braccio destro" che gestisca imprevisti e ritardatari, così tu ti godi la festa.
- Ricorda al fotografo i momenti chiave e tieni d'occhio l'orario di fine concordato.
Il giorno dopo
- Salda il locale e verifica che gli extra corrispondano a quanto concordato.
- Raccogli le foto in un album condiviso.
- Manda un messaggio di ringraziamento agli invitati.
- Lascia una recensione al locale: aiuta chi organizzerà dopo di te.
Budget della festa di compleanno: quanto mettere da parte
Ecco le formule più comuni dei locali del nostro archivio, con il prezzo a persona. Usale per una prima stima: moltiplica per il numero di invitati e aggiungi un margine del 10-15% per gli extra.
| Formula | Cosa include di solito | Prezzo indicativo a persona |
|---|---|---|
| Tavolo con drink dopo le 22:00-23:00 | Tavolo riservato, 1 drink | da 10 € |
| Tavolo aperitivo | Tavolo, buffet o stuzzichini, 1 drink, musica | da 15 € |
| Aperitivo e serata in discoteca | Buffet, 1-2 drink, DJ set o piano bar, discoteca a seguire | da 20 € |
| Privè in discoteca | Area riservata, bottiglie (spesso con spesa minima per 10 persone) | da 25-30 € |
| Locale o sala in esclusiva | Esclusiva, apericena, open bar analcolico, DJ e SIAE, personale | da 25-30 €, minimo 30-50 invitati |
| Sala in esclusiva premium | Esclusiva, catering o cena, DJ, personale, a volte torta e fotografo | da 40-60 € |
Prezzi indicativi, a partire da, aggiornati a ottobre 2026: chiedi il preventivo per la tua data.
Esempio: 40 invitati con aperitivo e serata in discoteca da 20 € a persona fanno una base di circa 800 €, a cui aggiungere torta, eventuali decorazioni e un margine per gli extra. Se il budget è stretto leggi feste di compleanno economiche a Roma; per tutte le voci di spesa c'è la guida quanto costa una festa di compleanno a Roma.
Gli errori più comuni da evitare
- Prenotare il locale dopo aver mandato gli inviti. Prima il locale, poi gli inviti.
- Non leggere il minimo di invitati. Se siete meno del minimo, di solito paghi comunque la quota base.
- Confondere i prezzi. Un privè "da 300 €" è una spesa minima per il gruppo, non a persona: fatti sempre dare il totale.
- Dimenticare chi torna a casa e come. Soprattutto se la festa è in centro o lontano dai quartieri degli invitati.
- Fare tutto da soli. Delega torta, foto e accoglienza.
Stai organizzando una sorpresa? Allora aggiungi alla checklist complici, gruppo chat segreto e un piano per l'ingresso del festeggiato: ti spieghiamo tutto in festa a sorpresa a Roma.
Domande frequenti
Con quanto anticipo si organizza una festa di compleanno?
L'ideale è iniziare 2 mesi prima e prenotare il locale entro 6-8 settimane, soprattutto per il venerdì e il sabato. Per una festa piccola, come un aperitivo con tavolo riservato, possono bastare 2-3 settimane.
Quando mandare gli inviti per un compleanno?
Circa 4 settimane prima, con una data limite per confermare 10-14 giorni prima della festa. Se cade a dicembre, in un ponte o d'estate, anticipa a 5-6 settimane.
Quanto costa organizzare una festa di compleanno in un locale a Roma?
Nei locali del nostro circuito si parte da circa 10-15 € a persona per un tavolo con drink o un aperitivo, da 20 € per aperitivo con discoteca e da 25-30 € per una sala in esclusiva con DJ e SIAE. Sono prezzi indicativi, a partire da, aggiornati a ottobre 2026.
Chi paga la SIAE a una festa di compleanno?
Quando festeggi in un locale, spesso la SIAE è inclusa nella formula insieme al DJ: chiedilo sempre nel preventivo. Se organizzi in uno spazio senza licenza o con un DJ tuo, verifica gli adempimenti direttamente con la SIAE.
Quante persone non si presentano di solito a una festa?
Dipende molto dal gruppo, ma è normale che una parte degli invitati non confermi o rinunci all'ultimo. Per questo conviene fissare una data limite per le conferme e comunicare al locale il numero definitivo solo il giorno prima, se il locale lo consente.
Posso portare la torta da fuori?
Dipende dal locale: alcuni la forniscono loro, altri ti permettono di portarla da fuori. Chiedilo al momento della prenotazione, insieme a eventuali costi di servizio.